Comment éditer un certificat de travail ?

I- Mentions sur le certificat de travail

Les mentions figurant sur le certificat sont les suivantes :

- L’identité de l'employeur (adresse avec le complément au numéro de voie (bis, ter, … »), 
- L’identité du salarié (nom, prénom, adresse d’afficher le complément au numéro de voie (bis, ter, … »)), 
- Les dates d'entrée et de sortie du salarié, 
- Reprendre tous les emplois que le salarié a eu sur sa période d’emploi. 
- Les mentions de portabilité de frais de santé depuis le 1er juin 2014, 
- Les mentions de portabilité de prévoyance depuis le 1er juin 2015, 
- Date de remise du certificat et lieu de sa rédaction, signature de l'employeur.

 

II- La portabilité frais de santé et prévoyance

1. La portabilité frais de santé

Que dit la loi ?

Suite à la loi 2013-504 du 14/06/2013, publiée au Journal officiel du 16/06/2013, relative à la sécurisation de l'emploi, issue de l’accord national interprofessionnel (ANI) du 11/01/2013, le certificat de travail doit faire apparaitre les mentions de portabilité de frais de santé depuis le 1er juin 2014.

L’article 14 de l’ANI du 11 janvier 2008 organise le maintien des garanties des frais de santé (mutuelle).

Un salarié, dont le contrat de travail a été rompu, peut bénéficier d’un maintien de ses garanties des frais de santé, à condition notamment que :

- Le salarié bénéficiait de la garantie frais de santé lors de son contrat,
- Le salarié ait travaillé au moins un mois chez le dernier employeur,
- La rupture ouvre droit à prise en charge par le régime d’assurance chômage sauf pour le licenciement pour faute lourde. .

La durée du maintien de ces garanties :
Le salarié peut ainsi bénéficier du maintien de ces droits pendant une période allant de 1 mois à un maximum de 12 mois, en mois entiers.
Il peut renoncer au maintien des garanties.

Le salarié perd ses droits :
- Dès qu’il retrouve un emploi,
- En cas de radiation des listes Pôle Emploi,
- En cas de non-paiement de sa part de contribution en co-financement.

Le mode de financement de ces garanties :
- Soit conjointement par l’ancien employeur et l’ancien salarié dans les proportions et dans les conditions applicables aux salariés de l’entreprise : le co-financement.
- Soit par la mise en place d’un système de mutualisation pris en charge par les salariés actifs. L’ancien salarié est ainsi couvert sans paiement de cotisations après rupture du contrat.

Pour recueillir plus d’informations se rapprocher d’un comptable.

Remarques :
- Le certificat de travail doit préciser le maintien éventuel des garanties.
- Tous les salariés ne cotisant pas à la garantie frais de santé ne sont pas concernés par la portabilité.
- L’employeur doit informer l’organisme assureur du maintien des garanties.

Que fait le logiciel ?

- Donnée collective avec une liste de choix avec la valeur 1 :
PORTA.ISA : Mention de la portabilité frais de santé sur le certificat de travail

Liste des choix :
1- Présence de la mention que le salarié bénéficie du maintien des garantie,
2- Présence de la mention que le salarié n'est pas concerné par le bénéfice,
3- Présence d'aucune mention.

- Donnée saisie salarié :
PORTA_NB.ISA : NB mois portabilité frais de santé indiqué sur le certificat de travail.

- Donnée calculée salarié :
PORTA_NB2.ISA : NB mois portabilité frais de santé.

 

Que doit faire l’utilisateur ?

1- Paramétrage de la donnée PORTA.ISA

La donnée PORTA.ISA est renseignée avec le choix 1 (Présence de la mention que le salarié bénéficie du maintien des garanties) au 01/06/2014 en Salaires / Informations / Collectif.

La donnée est redéfinissable au dossier et au salarié.

Différents choix sont possibles sur la donnée PORTA.ISA :

- Présence de la mention que le salarié bénéficie du maintien des garanties
- Présence de la mention que le salarié n’est pas concerné par le bénéfice
- Présence d’aucune mention

Pour modifier le choix de la donnée en Collectif

Aller en Salaires / Informations / Collectif,
Se placer sur la période concernée,
Dans l’onglet Données collectives /09 DEPART,
Sur la donnée PORTA.ISA (le choix par défaut indiqué est à 1).

Une modification en Collectif concerne l’ensemble des dossiers.

Pour modifier le choix de la donnée au Dossier

Aller en Salaires / Dossier, Cliquer sur l’onglet Valeurs,
Se placer sur la période concernée,
Dans l’onglet Données dossier / 09 DEPART,
Sur la donnée PORTA.ISA.

Une modification au Dossier ne concerne que le dossier modifié.

Pour modifier le choix de la donnée au Salarié

Avant de calculer le bulletin de salaire, aller en Salaires / Informations / Salarié,
Se placer sur le salarié concerné,
Cliquer sur l’onglet Valeurs,
Dans l’onglet Données salarié / 09 DEPART,
Sur la donnée PORTA.ISA.

Une modification au Salarié ne concerne que le salarié concerné.

 

2- Que faut-il faire de lors de la sortie d'un salarié ?

Pour les salariés sortant bénéficiant du maintien des garanties frais de santé (portabilité), le nombre de mois de maintien des garanties doit être renseigné sur la donnée PORTA_NB.ISA lors de l’établissement du dernier bulletin de salaire.

Cette information ressortira sur le certificat de travail.

Pour renseigner le nombre de mois de maintien des garanties :

Aller en Salaires / Bulletins de salaire / Calcul / Calcul de bulletins,
Se placer sur le salarié sortant,
Cliquer sur l’onglet Valeurs mensuelles / 09 DEPART,
Sur la donnée PORTA_NB.ISA, renseigner le nombre de mois de garanties de maintien dans la colonne « Valeur ».

 

2. La portabilité Prévoyance

Que dit la loi ?

Suite à la loi 2013-504 du 14/06/2013, publiée au Journal officiel du 16/06/2013, relative à la sécurisation de l'emploi, issue de l’accord national interprofessionnel (ANI) du 11/01/2013, le certificat de travail doit faire apparaitre les mentions de portabilité de prévoyance à compter du 1er juin 2015.

Que fait le logiciel ?

- Donnée collective avec une liste de choix avec la valeur 1 : PORTAP.ISA :

Mention de la portabilité prévoyance sur le certificat de travail.

Liste des choix :
- Présence de la mention que le salarié bénéficie du maintien des garanties,
- Présence de la mention que le salarié n’est pas concerné par le bénéfice,
- Présence d’aucune mention.

- Donnée saisie salarié : PORTA_NBP.ISA : NB mois portabilité prévoyance indiqué sur le certificat de travail. 

- Donnée calculée salarié : PORTA_NB2P.ISA : NB mois portabilité prévoyance. 

- Donnée collective affirmative : PORTA_BTP.ISA : Mention de la portabilité prévoyance PROBTP sur le certificat de travail - BATI

Que doit faire l’utilisateur ?

1- Paramétrage de la donnée PORTAP.ISA

La donnée PORTAP.ISA est renseignée avec le choix 1 (Présence de la mention que le salarié bénéficie du maintien des garanties) au 01/06/2015 en Salaires / Informations / Collectif.

La donnée est redéfinissable au dossier et au salarié.

Différents choix sont possibles sur la donnée PORTAP.ISA :
- Présence de la mention que le salarié bénéficie du maintien des garanties 
- Présence de la mention que le salarié n’est pas concerné par le bénéfice
- Présence d’aucune mention

Pour modifier le choix de la donnée en Collectif

Aller en Salaires / Informations / Collectif,
Se placer sur Juin 2015,
Dans l’onglet Données collectives / 09 DEPART,
Sur la donnée PORTAP.ISA (le choix par défaut indiqué est à 1).

Une modification en Collectif concerne l’ensemble des dossiers.

Pour modifier le choix de la donnée au Dossier

Aller en Salaires / Dossier,
Cliquer sur l’onglet Valeurs,
Se placer sur Juin 2015, Dans l’onglet Données dossier / 09 DEPART,
Sur la donnée PORTAP.ISA.

Une modification au Dossier ne concerne que le dossier modifié.

Pour modifier le choix de la donnée au Salarié

Avant de calculer le bulletin de salaire, aller en Salaires / Informations / Salarié,
Se placer sur le salarié concerné,
Cliquer sur l’onglet Valeurs,
Dans l’onglet Données salarié / 09 DEPART,
Sur la donnée PORTAP.ISA.

Une modification au Salarié ne concerne que le salarié concerné.

 

2- Cas particulier pour les dossiers à la PROBTP

Un dossier qui dépend de la PROBTP n’est pas concerné par la modification au 1er juin 2015 sur le certificat de travail.

Il est concerné par l’article L.911-8 du code de la Sécurité Sociale qui indique que l‘employeur doit signaler sur le certificat de travail si le salarié a un maintien ou non de ses garanties.

Par contre, si la base de paye contient un ou plusieurs dossiers dépendants de la PROBTP, il est nécessaire de vérifier la valeur des données PORTA_BTP.ISA et PORTAP.ISA.

- La base contient moins de dossiers à la PROBTP que de dossiers dépendants d’une autre caisse de prévoyance :

Aller en Salaires / Informations / Collectif,
Se placer sur Juin 2015,
Dans l’onglet Données collectives / 09 DEPART,
Sur la donnée PORTA_BTP.ISA, renseigner « Non » ou « Rien ». 

Pour les dossiers qui dépendent de la PROBTP,
Aller en Salaires / Dossier, Se placer sur Juin 2015,
Dans l’onglet Données dossier / 09 DEPART,
Sur la donnée PORTA_BTP.ISA, renseigner « Oui ».

- La base contient plus de dossiers à la PROBTP que de dossiers dépendants d’une autre caisse de prévoyance :

Aller en Salaires / Informations / Collectif,
Se placer sur Juin 2015,
Dans l’onglet Données collectives / 09 DEPART,
Sur la donnée PORTA_BTP.ISA, renseigner « Oui »

Les dossiers dépendant d’une autre caisse de prévoyance doivent être paramétrés au dossier,

Aller en Salaires / Dossier,
Se placer sur Juin 2015,
Dans l’onglet Données dossier / 09 DEPART,
Sur la donnée PORTAP.ISA, renseigner le choix 1,2 ou 3.

 

3- Que faut-il faire lors de la sortie d’un salarié ?

Pour les salariés sortant bénéficiant du maintien des garanties prévoyance (portabilité), le nombre de mois de maintien des garanties doit être renseigné sur la donnée PORTA_NBP.ISA lors de l’établissement du dernier bulletin de salaire.

Cette information ressortira sur le certificat de travail.

Pour renseigner le nombre de mois de maintien des garanties :

Aller en Salaires / Bulletins de salaire / Calcul / Calcul de bulletins,
Se placer sur le salarié sortant,
Cliquer sur l’onglet Valeurs mensuelles / 09 DEPART,
Sur la donnée PORTA_NBP.ISA renseigner le nombre de mois de garanties de maintien dans la colonne « Valeur ».

 

III - L’état "Certificat de travail"

Avant d’éditer le certificat de travail il faut avoir fait le bulletin avec une date de sortie.

1- Editer le certificat de travail avec tous les emplois du salarié

Aller dans le menu Editions / Entrées Sorties / Editions liées à la sortie,
Sélectionner l’édition dans la liste CERTIFICAT.ISA - Certificat de travail,
En « période d’édition », sélectionner l’ensemble de la période d’emploi,
Cliquer sur « Aperçu » ou « Imprimer ».

 

 Aller dans le menu Editions / Entrées Sorties / Editions liées à la sortie,
Sélectionner l’édition dans la liste CERTIFICAT.ISA - Certificat de travail,
En période d’édition, sélectionner le mois concerné,
Cliquer sur « Aperçu » ou « Imprimer ».

Exemple : le salarié a travaillé du 5 au 10 mai, du 15 au 20 mai et du 26 au 28 mai.

Sélectionner la période du 1er au 31 mai, 3 certificats s’éditent.

 

Aller en Editions / Entrées Sorties / Editions liées à la sortie,
Sélectionner l’édition dans la liste CERTIFICAT.ISA,
Sélectionner le mois de sortie et le salarié concerné,
Cliquer sur « Aperçu » ou « Imprimer ».

Présentation du Certificat de travail : 

Exemple n° 1 - le salarié a de la portabilité sur les frais de santé et sur la prévoyance et le nombre de mois a été renseigné :

Exemple n° 2 - le salarié a de la portabilité sur les frais de santé et sur la prévoyance mais il n’y a pas de mois de renseigné :

Exemple n° 3 - le salarié n’est pas concerné par la portabilité des frais de santé et est concerné par la portabilité prévoyance :

Exemple n° 4 - le salarié n’est pas concerné par la portabilité des frais de santé et de prévoyance :

Exemple n° 5 - Pas de mention particulière pour la portabilité des frais de santé et de prévoyance :
Aucune mention sur le certificat de travail n’apparait.

Exemple n° 6 – Dossier à la PROBTP, le salarié à de la portabilité sur prévoyance :