La Gestion Electronique des Documents (GED) permet de numériser les différentes éditions au format PDF et ainsi de les stocker et de les classer dans un répertoire spécifique.
Cette copie des documents dans la GED offre une sécurité supplémentaire à l’entreprise. Il est possible de mettre en place une copie des documents imprimés ou envoyés par mail directement dans la GED de l’entreprise.
Les formes de type Word ou Excel et les fichiers EDI ne sont pas exportables dans la GED.
Que doit faire l’utilisateur ?
L’utilisateur peut choisir une copie automatique de tous les documents (cf. 2 – Copier automatiquement les éditions dans la GED)
ou bien une copie ponctuelle de certains états seulement (cf.3 – Faire une copie ponctuelle de certains documents dans la GED).
Si le lien entre la GED et le logiciel n’est pas installé, il faut modifier le chemin d’archivage des éditions (cf. page 1 : I Paramétrer l’archivage dans la GED).
1- Paramétrer l’ archivage dans la GED
A- Identifier le répertoire de la GED
Choisir l’emplacement du répertoire où seront stockées les éditions
Exemple : E:\ pour une sauvegarde sur un disque dur externe
Si vous utilisez ISAGI pour la GED et souhaitez le mettre en place dans ISAPAYE, pour connaître la racine du chemin :
Dans ISAGI, aller en Paramètres | Clients | GED | Généraux
La racine apparaît dans le cadre rouge.
Pour connaître l'arborescence, cliquer sur l'onglet Arborescence
L’arborescence apparaît dans le cadre bleu.
Le chemin complet est composé de la manière suivante : La racine + l’arborescence
Dans notre exemple : I:\GED\SOCIAL\2012\%DOSSIER
B - Paramétrer le chemin d’archivage
Aller en Options | Préférences | Chemins d’archivage
Le chemin présent par défaut pour une installation monoposte est : C:\ISAPAWP\ISAPAWF\BASE\ArchivePDF\
Pour le modifier cliquer sur '...'
Sélectionner le répertoire et cliquer sur 'OK'.
Exemple pour un archivage dans le lecteur E:\
Remarque : Il est possible de personnaliser le répertoire de stockage et le nom des fichiers en cliquant sur ."Personnaliser".
Sélectionner les éléments à l’aide des boutons « Ajouter » et « Enlever » puis cliquer sur « OK ».
2- Copier automatiquement les éditions dans la GED
Aller en Options | Préférences | Chemins d’archivage | Editions à copier en GED
Sélectionner les éditions à dupliquer dans la GED en cliquant dans la case "Copie GED", une coche verte matérialise la sélection.
Valider avec la disquette.
Aller dans le menu Editions | Autres Editions, sur un des documents cochés préalablement.
Exemple sur Bulletins : par défaut, la zone « Copie PDF dans la GED » est cochée.
En cliquant sur "Imprimer", "Créer PDF" ou "Email".
Selon le type d’édition, une fenêtre « Organisation archivage PDF » peut s’ouvrir :
Choisir le type de fichier et faire « OK ».
Dans le répertoire où est installé la GED, dans notre exemple le répertoire est E:\ (disque dur externe), le fichier des bulletins de salaire apparaît au format PDF.
3- Faire une copie ponctuelle de certains documents dans la GED
Aller dans le menu Editions sur le document qui doit être copié dans la GED.
Exemple sur "Livre de paye - LPCOL", cocher en haut la zone "Copie PDF dans la GED".
Remarque : Si la zone est grisée et inaccessible, c’est que la copie automatique a été activée (se reporter au paragraphe II pour plus de détail).
En cliquant sur "Imprimer", "Créer PDF" ou "Email".
Selon le type d’édition, une fenêtre « Organisation archivage PDF » peut s’ouvrir :
Choisir le type de fichier et faire « OK ».
Dans le répertoire où est installé la GED, dans notre exemple le répertoire est E:\ (disque dur externe), le fichier du livre de paye apparaît au format PDF.
