Comment récupérer les données d'une pointeuse ?

Voir ci-après la procédure en détail  :

 

1. Principe

Il est possible d’établir un lien entre Isapaye et le logiciel de gestion des temps afin de récupérer les informations relatives à l’établissement des bulletins de salaire. 

Que fait le logiciel ?

Il récupère les données d’un fichier extrait d’un logiciel de gestion des temps.

Que doit faire l’utilisateur ?

Plusieurs points sont nécessaires au bon fonctionnement de cette mise en place dans le logiciel :

- Etablir une liste des besoins
- Créer une saisie groupée de valeurs
- Déterminer le format du fichier de gestion des temps
- Récupérer le fichier dans ISAPAYE

 

2. Liste des besoins

Au préalable, vous devez établir une liste des informations que vous voulez extraire de votre logiciel de gestion des temps afin de l’intégrer dans le logiciel de paye.

Que doit faire l’utilisateur ?

Avec l’intervenant de votre logiciel de gestion des Temps, lister ce que vous souhaitez intégrer.

Dans le logiciel, repérer les codes des données que vous saisissez en calcul de bulletin dans l’onglet « Valeurs mensuelles ».

Exemple :

Pour les heures supplémentaires à 125% -> H125.ISA
Pour les heures d’absences Accident du travail -> HABS005.ISA

Remarque : Pour les congés payés, nous avons besoin de récupérer plusieurs informations, à la fois les heures d’absences congés payés « HABS007.ISA » et les jours de congés payés pris « JCP_PRIS.ISA ».

 

3. Saisie groupée de valeurs

Il faut créer ensuite un tableau de saisie groupée des valeurs, en Accueil / Valeurs groupées.

 

a) Création d’une liste de variables

La construction des listes est identique à la création des listes en tableau de résultat.

Dans la cellule « Libellé » écrire le nom de la variable qui sera l’entête de la colonne.

En bas, dans la zone « Formule correspondante à la variable en cours », chercher la donnée correspondante en faisant un clic droit / insérer une variable de paye.

Ajouter chaque champ listé au préalable. 

Remarque : Il est obligatoire d’avoir en premier le matricule du salarié et ce dernier doit être identique entre ISAPAYE et le logiciel de Gestion de temps.

 

b) Sauver la liste de variables
 

En haut à gauche, cliquer sur « Sauver Liste », saisir le code d(exemple « SAISIE_MEN » Saisie mensuelle).

Remarque : Pour vous aidez à créer votre liste de variable, vous pouvez vous référencer à la fiche d’aide n°4.04 « Renseigner des valeurs par la saisie groupée » depuis la touche F1 dans ISAPAYE.

 

4. Format de fichier de gestion du temps

Le fichier de récupération doit comporter un certain nombre de point pour qu’il puisse être intégré dans le logiciel.

Règles de récupération :

- L’ordre des salariés dans le fichier n’a pas d’importance, mais le matricule doit être identique entre les deux applications
- Dans le fichier, une ligne doit correspondre aux informations d’un salarié
- Tous les champs doivent être séparés par un point virgule « ; »
- Le Premier champ doit être le matricule du salarié
- Les champs suivants doivent correspondre à la liste créée au préalable exemple : Matricule ; h125 ; …
- Dans le fichier si un champ n’a pas de valeur, par exemple : Matricule ; ; …, on considère que le champ est à 0.
- Il n’y a pas de contrôle de date ni de période. Il faut être vigilant à l’intégration des données. (Bien sélectionner la bonne période).

Remarque : Le logiciel ne reprend en aucun cas de date de période d’absence. Il s’agit exclusivement de données présentes en valeurs mensuelles.

Le fichier doit avoir une extension « txt » ou « csv » (si votre fichier est un tableur).

 

5. Récupération du fichier dans le logiciel

Pour récupérer le fichier dans le logiciel, il faut aller en Accueil / Valeurs groupées

Cliquer sur « Ouvrir liste » en haut à droite, sélectionner la saisie créée au point 3

Dans l’onglet Liste des salariés,  sélectionner ou désélectionner certains des salariés.

Pour terminer, dans l’onglet, Grille de saisie faire un clic droit « Récupération de données ».

Dans la fenêtre, rechercher le fichier enregistré au préalable avec le logiciel de gestion des temps, puis cliquer sur 'Récupérer dans la saisie groupée'.

Le tableau se sera renseigné avec les valeurs contenues du fichier.

 

Pour que les données soient reprises dans les bulletins :

Aller en Accueil / Calcul de bulletins de salaire et faire une validation automatique.

Remarque : Dans le menu Accueil / Valeurs Groupées, si des salariés n’apparaissent pas dans l’onglet « Liste des salariés », leurs bulletins de salaire ont déjà été calculés, dans ce cas cocher « BS calculés » à droite de l’écran.