Comment utiliser le module Règlements ?

Les moyens de paiement possibles sont :

- Les chèques,

- Les espèces, 

- Les virements européens SEPA

- Les virements internationaux.

A partir du 1er février 2014, tous les virements nationaux devront être conformes à la norme européenne SEPA (Single Euro Payments Area).

Les fichiers de virements bancaires européens sont générés au format « xml ».

 

1 – Paramétrer des banques

 

Il est possible de paramétrer plusieurs banques dans un même dossier ou pour un même salarié.

IMPORTANT : Si des banques ont déjà été créées dans la base, les coordonnées bancaires déjà présentes seront visibles par défaut dans les listes déroulantes au niveau du Dossier et des Salariés.

Tout d’abord, il faut créer les établissements bancaires en Paramètres / Règlements / Banques.

Cliquer sur pour ajouter des établissements bancaires.

Le code doit comporter d’abord le code banque puis après le point le code guichet.

Dans la case « Libellé » renseigner la raison sociale de la banque,

Saisir l’adresse de la banque,

Renseigner le code BIC ou SWIFT (cette information devient obligatoire avec le passage au format de virement européen et à la norme SEPA, il se compose de 8 ou 11 caractères).

Valider avec la disquette.

 

2 – Paramétrer un dossier

Aller en Accueil / Informations / Dossiers.

Dans le bas de l’onglet Informations générales se trouve un cadre « Coordonnées bancaires du dossier » qui permet de renseigner un ou plusieurs établissements bancaires.

Vérifier que la case 'Utilisation du module des règlements' est cochée :

Créer un compte bancaire

- Dans le tableau, faire un clic droit / Ajouter un compte

- Cliquer dans la colonne « Code Banque » puis sur la flèche bleue

- Sélectionner la banque souhaitée et cliquer sur « OK ». .

Remarque : Si la banque n’est pas présente dans la liste, cliquer en bas à droite sur 'Saisie'

Cliquer sur '+' pour ajouter la banque.

Se reporter ensuite au paragraphe 1 pour la saisie des éléments.

- Saisir le numéro de compte et la clé RIB

- Renseigner le Titulaire

- Renseigner le code IBAN.

Avec le passage à la norme bancaire SEPA, la saisie d’un code IBAN devient obligatoire. Le numéro du code IBAN est une norme qui permet d’identifier un compte bancaire dans les virements européens et internationaux.

En France, ce code est composé de 27 caractères et commence par FR. Le symbole engrenage indique que le code IBAN a été calculé.

- Valider avec la disquette.

Remarques :

-Le code Émetteur (ou ICS) est une information facultative pour l’émission de virements SEPA, il est obligatoire en cas de virement bancaire international. Pour le renseigner, cliquer sur '...' dans la colonne « Compl.».
-Pour les règlements par chèque, il est possible d’associer une forme particulière de lettre chèque à un dossier en cliquant au bout de la ligne sur la feuille.

 

Autres opérations sur les comptes

a. Remplacer un compte par un autre compte

Il est possible de remplacer un compte déjà utilisé pour régler des cotisations et/ou salaires par un autre compte.

Les deux comptes doivent être présents dans le tableau des comptes et coordonnées bancaires du dossier. .

Se positionner sur le compte qui ne sera plus utilisé,

Par le clic droit, sélectionner 'Remplacer un compte par un autre compte',

Choisir le compte qui le remplacera en cliquant sur la flèche bleue

Puis cliquer sur 'Remplacer'.

Si le compte a été utilisé pour payer des déclarations, un 1er message apparaît :

- En cliquant sur « Oui », un message « Traitement terminé » apparaît. Cliquer sur OK

- En cliquant sur « Non », un deuxième message apparaît :

- En cliquant sur « Oui », un message « Traitement terminé » apparaît. Cliquer sur OK

- En cliquant sur « Non », le compte est masqué et n’apparaît plus dans la liste.

 

b. Masquer un compte

Il est possible de masquer un compte qui n’est plus utilisé :

Se positionner sur le numéro de compte concerné,

Faire un clic droit / Masquer le compte.

Remarque : Il est possible de voir les comptes masqués et non masqués par le clic droit / Voir tous les comptes.

 

c. Réactiver un compte

Il est possible de réactiver un compte qui a été masqué.

Par le clic droit, sélectionner « Voir tous les comptes »

Se positionner sur le compte souhaité Faire un clic droit et sélectionner « Réactiver le compte ».

 

 

 

Le logiciel propose trois catégories de règlements :

- Acompte
- Net à payer
- Participation

Il est possible de créer des catégories de règlements supplémentaires, par exemple pour un salarié avec une saisie arrêt sur salaire dont le règlement doit être effectué sur un autre compte.

Pour créer une catégorie de règlement, se reporter à la rubrique Questions / Réponses.

 

 

 

Pour un petit nombre de salariés 
 

Aller en Accueil / Informations / Salarié / Règlements 

Faire un clic droit / Nouvelle catégorie

Cliquer dans la case « Catégorie » puis sur la flèche bleue

Sélectionner la catégorie souhaitée, par exemple « NET_PAYER.ISA »

Cliquer sur « OK »

Cliquer ensuite dans la case « Paiement » puis sur la flèche bleue

Sélectionner le mode de paiement.

Dans le bas de la fenêtre, renseigner toutes les informations bancaires du dossier et du salarié.

Pour renseigner les coordonnées bancaires :

- Cliquer sur la flèche bleue dans «IBAN »
- Sélectionner la banque et cliquer sur « OK »

S’il s’agit d’un virement national, saisir le Titulaire, le Numéro de compte et la clé RIB

 

Pour un grand nombre de salariés 

Un tableau de saisie groupée des coordonnées bancaires permet de renseigner les éléments manquants pour tous les salariés en une seule fois.

Ces informations seront reprises automatiquement dans la saisie du salarié dans l’onglet Règlements.

Aller en Salaires / Modification / Coordonnées bancaires

Se positionner sur le 1er salarié de la liste, cliquer dans la case « Paiement » et sélectionner le mode de paiement.

Rester sur le 1er salarié

Faire un clic droit /Appliquer ce mode de paiement à l’ensemble de la liste

Vérifier la présence pour chaque salarié des éléments suivants : Titulaire, code BIC, code banque, numéro de compte, clé RIB.

Faire un clic droit / Calculer l’IBAN et obtention du BIC pour toute la liste

Valider avec la disquette.

Exemples

Exemple d’un paiement par virement européen :

Exemple d'un paiement émis par chèque :

 

Remarque : Seuls les comptes déjà créés peuvent être utilisés.

 

 

 

Aller en Salaires / Bulletins de salaire / Règlements

- Sur l’onglet Informations générales

- En haut à gauche, dans la zone « Paiement » choisir le mode de règlement

Si nécessaire, modifier la « Date de paiement ».

- Sélectionner le compte bancaire si différent de celui proposé

- Vérifier qu’il y a bien une catégorie cochée dans le tableau

Remarques : Si aucune catégorie n’apparaît, vérifier en Salaires / Bulletins de salaire / Calcul / Règlements que les informations ont bien été reprises et (re)valider les bulletins.

Il est possible de demander la consultation des règlements déjà réglés en cochant le statut « réglé ».

Les différentes opérations s’effectuent ensuite sur l’onglet Liste des règlements.

 

Créer un fichier de virement européen

Pour créer le fichier de virement à transmettre à la banque :

- Aller en Salaires / Bulletins de salaire / Règlements / Liste des règlements

- Cliquer sur le bouton 'Virement'.

Pour un virement européen, le nom du fichier sera composé des éléments suivants : code banque – n° de compte - code du dossier – dates de paiement - SEPA. xml

Il est également possible de créer des fichiers de virement international, dans ce cas le nom du fichier sera composé des éléments suivants : code banque – n° de compte - code du dossier – date de paiement -

 

Editer les états de paiement

Aller en Salaires / Bulletins de salaire / Règlements / Liste des règlements.

Pour les virements : Un état Liste des virements ainsi qu’un Bordereau d’envoi des virements sont disponibles pour conserver une édition des virements effectués.

En haut à gauche cocher le ou les document(s) :

Vérifier dans la partie à droite les salariés sélectionnés

Puis cliquer en bas à gauche sur « Imprimer » ou « PDF ».

Pour les chèques, 3 états sont disponibles :

- Liste des chèques
- Lettre Chèque
- Chèque en listing (A4)

Cocher le document souhaité, vérifier dans la partie à droite les salariés sélectionnés, puis cliquer en bas à gauche sur « Imprimer » ou « PDF ».

 

Changer la date de paiement

Pour les règlements qui ne sont pas encore marqués réglés, il est possible de modifier la date de règlement.

Aller en Salaires / Bulletins de salaire / Règlements / Liste des règlements.

Par le clic droit, sélectionner 'Changer la date de paiement (pour les non réglés)'.

Remarque : Si un règlement est marqué réglé, il n’est plus possible de modifier la date de paiement.

 

Marquer les règlements une fois les paiements effectués

Aller en Salaires / Bulletins de salaire / Règlements / Liste des règlements

Le bouton 'Marquer réglé' permet de marquer définitivement les règlements payés en règlements réglés pour éviter toute modification ultérieure.

Remarque : Par défaut, tous les règlements des salariés avec une devant leur nom seront définitivement marqués réglés par cette opération.

Il convient donc de bien faire attention aux différents éléments avant de faire cette opération.

Pour un paiement par virement :

Cliquer sur 'Virement', un fichier de virement se créé.

Choisir à quel endroit ce fichier va être enregistré .

Cliquer sur « Enregistrer ».

Cliquer sur 'Marquer réglé', un message apparaît :

Cliquer sur 'Oui'.

Une icône en forme de pièce apparaît à gauche du règlement lorsque le traitement est terminé.

Pour un paiement par chèque :

Remplir le montant du chèque puis cliquer sur 'Marquer réglé'.

Un message apparaît :

Cliquer sur « Oui »

Éditer la liste des chèques, si besoin.

 

 

 

Il est également possible de gérer le règlement d’acomptes aux salariés.

Le montant de l’acompte sera automatiquement reporté dans le calcul de bulletin et déduit du net à payer.

 

Affecter une catégorie au salarié

Aller en Accueil / Informations / Salarié

Sélectionner le salarié et cliquer sur l’onglet Règlements

Se positionner sur la ligne de la catégorie existante

Faire un clic droit / Nouvelle catégorie

Une nouvelle ligne se créée

Cliquer dans la case « Catégorie » puis sur la flèche bleue

Sélectionner la catégorie « ACOMPTE.ISA », cliquer sur « OK »

Sélectionner le mode de paiement dans la liste

Renseigner les informations bancaires demandées pour le dossier et le salarié

Valider la fiche du salarié avec la disquette.

 

Saisie et règlement des acomptes

Aller en Salaires / Acomptes / Saisie 

- Dans l’onglet Informations générales, indiquer la date de paiement

- Sélectionner le(s) salarié(s) concerné(s)

- Dans l’onglet Saisie des règlements, saisir le montant dans la case correspondante

Valider avec la disquette.

 

Ensuite, en Salaires / Acomptes / Règlement

- Dans l’onglet Informations générales, choisir le mode de paiement

- Vérifier les coordonnées bancaires du dossier

- Vérifier la date de paiement

- Désélectionner les autres catégories

- Dans l’onglet Liste des règlements, vérifier les salariés présents et les montants

Pour un paiement par virement :

- Cliquer sur 'Virement', un fichier de virement se crée

- Choisir à quel endroit ce fichier va être enregistré

- Cliquer sur « Enregistrer », cliquer sur 'Marquer réglé', un message apparaît

Cliquer sur « Oui ».

Pour un paiement par chèque :

Remplir le chèque du montant indiqué, puis cliquer sur 'Marquer réglé', un message apparaît

Cliquer sur « Oui »

Éditer la liste des chèques, si besoin.

 

 

 

Question 1 : En calcul de bulletin j’ai un devant mon salarié et le message « Il manque des informations au niveau du paramétrage des règlements du salarié (Matricule : x), pensez à vérifier toutes les informations au niveau du salarié, du dossier et du paramétrage des banques.»

Réponse 1 :
Aller en Salaires / Modifications / Salarié
Sélectionner le salarié
Cliquer sur l’onglet Règlements
Dans chacune des zones (Dossier et Salarié), cliquer sur les flèches
Vérifier que toutes les zones sont bien renseignées.
S’il y a plusieurs catégories de règlement, vérifier chacune des catégories

Question 2 : Comment faire si je dois revenir sur un bulletin qui a déjà été réglé au salarié ?

Réponse 2 : L’objectif est de basculer le règlement déjà effectué en acompte.
Cette manipulation permet de sécuriser les règlements.
Aller en Salaires / Bulletin de salaires / Calcul / Calcul de bulletins
Se positionner sur le salarié concerné / Modifier le bulletin.
Par exemple, oubli de mettre 2 heures supplémentaires.
Aller dans l’onglet Règlements, sur la catégorie NET A PAYER
Faire un clic droit / Basculer ce règlement en acompte.

Dans la fenêtre, sélectionner la catégorie Acompte et cliquer sur 'OK'.

Remarque : S’il n’y a pas de catégorie « acompte », il faut se reporter au chapitre 4.

Valider le bulletin.

Pour payer le net à payer corrigé, aller en Salaires / Bulletins de salaire / Règlements.

 

Question 3 : En Accueil / Informations / Salarié, la banque et le compte qui doivent servir à payer le salarié n’apparaissent pas.

Réponse 3 : Le compte est masqué. Pour pouvoir l’utiliser, aller en Accueil / Informations / Dossier
Cliquer sur n’importe quelle ligne du tableau des informations bancaires
Par le clic droit, choisir 'Voir tous les comptes'
Sélectionner la ligne avec la banque et le compte masqué
Faire un clic droit / Réactiver le compte.
Valider avec la disquette.

Question 4 : En Salaires / Bulletins de salaire / Règlement / Informations générales, aucune catégorie n’apparaît.

Réponse 4 : 1er cas : Vérifier que la banque au-dessus est bien la bonne, sinon modifier.
2e cas : Une partie des informations bancaires a été saisie après la validation des bulletins.
Aller en Salaires / Bulletins de salaire / Calcul / Calcul de bulletins
Choisir un salarié
Cliquer sur l’onglet Règlements et vérifier que les informations sont bien renseignées : s’il manque des informations ou qu’elles sont erronées,
Renseigner les informations bancaires de l’entreprise en Accueil / Informations / Dossier ou en Paramètres / Règlements / Banques
Renseigner les informations bancaires des salariés en Accueil / Informations / Salarié / Règlements
Retourner en Salaires / Bulletins de salaire / Calcul / Calcul de bulletins
Se positionner sur un salarié, puis faire un clic droit / Tout sélectionner
Cliquer en bas à gauche sur le bouton 'Validation automatique'.
 

Question 5 : Comment supprimer un paiement « marqué réglé » par erreur ?

Réponse 5 : Attention, cette manipulation est à éviter si le règlement a été généré, car le virement est définitif
Aller en Salaires / Calcul de bulletins / Calcul / Calcul de bulletins
Sélectionner le salarié et aller sur l’onglet Règlements
Se positionner sur la catégorie de paiement concernée
Faire un clic droit / Supprimer le règlement
Valider le bulletin.

Question 6 : Comment supprimer un acompte ?

Réponse 6 : Aller en Salaires / Acomptes / Saisie
Si l'acompte n'est pas marqué réglé (aucune icône devant à gauche)
Effacer le montant ou mettre 0 Valider avec la
Si l'acompte est marqué réglé (icône devant)
Faire un clic droit sur le salarié,
Sélectionner « Supprimer le règlement »
Deux messages s'affichent successivement, être prudent avant de répondre « Oui »
Valider avec la disquette.

Question 7 : Comment créer une catégorie de règlement ?

Réponse 7 : Aller en Paramètres / Règlements / Catégories 
Cliquer sur '+'
Renseigner un code, dans notre exemple « SAISIE » on peut verser la saisie arrêt sur un autre compte que le compte du salarié.
Cliquer dans « Libellé », une fenêtre apparaît :

- Choisissez la nature de la catégorie

Il existe trois sortes de catégories de règlements :

Avant le calcul de Bulletin 
Le fonctionnement est le même que pour un acompte.
Le montant est réglé en cours de mois sans qu’il soit nécessaire d’avoir calculé le bulletin du salarié.
Ce type de règlement est associé à une donnée de paye dont la valeur sera injectée directement lors du calcul du bulletin.

Après le calcul de Bulletin
Le fonctionnement est le même que pour les frais professionnels ou le net à payer.
Le montant est évalué lors du calcul de bulletin et recalculé à chaque fois que le bulletin est validé.
Il nécessite donc une formule de calcul pour permettre le règlement.
Cette catégorie peut être affichée à l’édition du bulletin ou non.

Les règlements libres
C’est une catégorie dont les éléments ne sont pas paramétrés dans le logiciel.

- Cocher le type de catégorie de règlement souhaité
- Renseigner ensuite les éléments demandés : donnée à mouvementer, affichage sur le bulletin.
- Valider en cliquant sur la disquette.

Question 8 : Comment reprendre automatiquement les coordonnées bancaires des salariés dans un nouveau dossier ?

Réponse 8 : Il est possible d’importer dans le logiciel des coordonnées bancaires d’un autre logiciel si celles-ci sont au format CSV (Excel).
Les salariés doivent préalablement avoir été créés dans Isapaye.
Le fichier doit contenir les colonnes suivantes séparées par des points virgule et avec un entête : matricule, titulaire, code banque au format banque.guichet, n° compte, clé RIB, IBAN, BIC

Toutes les colonnes doivent être présentes, même si elles ne contiennent pas d’éléments ; seul le matricule est obligatoire.
Aller en Options / Utilitaires / Saisie groupée des coordonnées bancaires
Faire un clic droit / Importer les coordonnées bancaires.

Rechercher le répertoire où est enregistré le fichier « .csv » avec les coordonnées à importer

Le sélectionner et cliquer sur « Ouvrir »
Un message « Traitement terminé » apparait Cliquer sur « OK »
Valider en cliquant sur la disquette.

Question 9 : Comment faire un seul virement par compte bancaire ?
Exemples :
- Le salarié a 2 catégories de paiements différentes. 
- Le salarié a 2 comptes bancaires différents et plusieurs bulletins calculés sur chacun des 2 comptes pour la période

Réponse 9 : Aller en Salaires / Bulletins de salaire / Règlements / Liste des règlements
Au dessus de la liste des salariés, cocher 'Effectuer un seul virement par compte'

Question 10 : Comment changer ponctuellement de compte pour le paiement d’un salarié ?

Réponse 10 : Aller en Accueil / Informations / Salarié / Règlements
Modifier les coordonnées bancaires.
Valider la fiche du salarié avec la disquette.
Valider le bulletin
Effectuer le virement.
Revenir en Accueil / Informations / Salarié / Règlements
Remettre l’ancien compte bancaire
Valider avec la disquette.

Question 11 : Comment payer une partie des salariés avec une banque et le les autres avec une seconde banque ?

Réponse 11 : Tout d’abord, vérifier en Accueil / Informations / Dossier que les deux banques figurent bien dans le tableau.
Aller en Accueil / Informations / Salarié / Règlements
Dans la zone Coordonnées bancaires du dossier
Pour chaque salarié choisir la 1ère ou la seconde banque
Valider avec la disquette.

Aller en Salaires / Bulletins de salaire / Calcul / Calcul de bulletins
Se positionner sur un salarié,
aire un clic droit / Tout sélectionner
Cliquer en bas à gauche sur le bouton 'Validation automatique'.

Aller en Salaires / Bulletins de salaire / Règlement
Choisir la 1ère banque et faire le règlement.
Revenir sur l’onglet Informations Générales
Choisir la 2ème banque et répéter l’opération.

Question 12 : Comment ventiler le net à payer d’un bulletin en deux paiements ?

Réponse 12 : Il faut créer deux catégories de paiement spécifiques.
Exemple : Le client a une partie fixe du salaire payée sur un compte et une partie variable payée sur un autre compte.

- Créer deux données pour permettre les calculs
En Paramètres / Bulletins de salaire / Données

- Se placer par exemple sur la donnée ACOMPTE_F.ISA
Cliquer en haut à droite sur '+'

Saisir le code NET_FIXE pour la partie fixe du net à payer.
Renseigner le Libellé et cliquer sur « OK »
Effacer le commentaire
Valider avec la disquette.

- Se placer par exemple sur la donnée AF002.ISA
Cliquer en haut à droite sur '+'
Saisir le code NET_VARIABLE pour la partie variable du net à payer.
Renseigner le Libellé et cliquer sur « OK »
Effacer le commentaire
Cliquer sur l’onglet Formule, effacer la formule et la remplacer par : RESULTAT(NET_PAYER.ISA) – VAL(NET_FIXE.UTI)
Valider avec la disquette.

- Ajouter la donnée calculée NET_VARIAB dans le modèle de bulletin
En Accueil / Informations / Salarié / Situation
Cliquer sur la flèche bleue à droite du modèle de bulletin (il doit être en créateur autre qu’ISA)
Cliquer en bas à droite sur 'Saisie'
Cliquer en haut à droite sur 'Définition'
Cliquer ensuite sur 'Données'
Vérifier que « données à calculer » est bien coché
Par le clic droit, sélectionner « Ajouter »
Sur la nouvelle ligne cliquer sur '...'
Dans la case vide au-dessus de Code, saisir NET_VARIAB
Faire un clic gauche sur la donnée puis appuyer sur la barre d’espace pour qu’elle devienne jaune
Cliquer sur « OK » et valider avec la disquette.

Cliquer en bas à gauche sur « OK » et valider la fiche du salarié avec la disquette.

- Saisir le montant de la partie fixe dans la fiche du salarié
En Accueil / Informations / Salarié / Valeurs / 08 Divers au net
Saisir le montant de la partie fixe sur la donnée NET_FIXE

- Créer les deux catégories de paiement (pour créer les catégories se reporter à la question n°7).

Pour la 1ère catégorie : Choisir par exemple le code NET_PAYERF
Cocher la nature de catégorie « Montant à régler APRES les calcul de bulletin »
Renseigner le Libellé
Dans la case « Formule », saisir : VAL(NET_PAYER.ISA) – VAL(NET_VARIAB.UTI)
Valider avec la disquette

Pour la 2ème catégorie : Choisir par exemple le code NET_PAYERV
Dans la case « Formule », saisir : VAL(NET_VARIAB.UTI)
Les affecter au(x) salarié(s) concernés en Accueil / Informations / Salarié / Règlements
Faire un clic droit / Nouvelle catégorie.
Cliquer dans la case « Catégorie » puis sur la flèche bleue sélectionner la 1ère catégorie et faire « OK »
Sélectionner le mode de paiement
Dans le bas de la fenêtre, renseigner toutes les informations bancaires demandées
Recommencer pour la 2ème catégorie.
Valider le bulletin
Aller en Salaires / Bulletins de salaire / Calcul / Calcul de bulletins

Illustration sur le bulletin :